Egal ob Google Mail, GMX, Outlook oder ein Konto bei einem anderen Provider: Es ist mühsam, permanent zwischen den verschiedenen Webmail-Oberflächen hin und her zu wechseln. Dazu kommt, dass die meisten Menschen auch mobile Geräte (Tablets, Notebooks oder Smartphones) einsetzen und ihre E-Mails auch auf diesen Geräten verwalten möchten.
Und genau das macht die Sache oft kompliziert. Die Lösung: Wickeln Sie in Zukunft alle E-Mails über die kostenfreie Google Mail (Gmail) Webmail-Oberfläche ab. Durch den integrierten Mail-Client lassen sich die E-Mails sogar über die Adresse des neu eingebundenen Providers versenden. Zusätzlich lassen sich neben max. 5 Mail-Adressen ebenfalls Kontakte, Kalender und Aufgaben in einem einzigen Gmail-Konto verwalten. Da sich die Daten auf der zentralen Cloud befinden, lassen sich diese gleichzeitig noch von den mobilen Geräten verwalten und gegenseitig synchronisieren.
Methoden zur Einbindung zusätzlicher E-Mail Konten
E-Mail-Weiterleitung beim Provider
Soll lediglich sichergestellt sein, dass mehrere E-Mail Adressen in der Gmail-Oberfläche empfangen und verwaltet werden können, reicht es auf dem Server des jeweiligen Providers eine sogenannte Weiterleitung einzurichten. Damit ist sichergestellt, dass die beim Provider empfangende E-Mail an die Empfängeradresse von Gmail weitergeleitet wird. Diese Methode bietet sich dann an, wenn die empfangene E-Mail stets mit der Absenderadresse von Gmail beantwortet werden soll. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Provider, ob die Weiterleitung von E-Mails unterstützt wird.
E-Mail Konten zusammenfassen
Sollen sowohl private als auch geschäftliche E-Mails in demselben Mail-Client verwaltet werden, bietet sich die direkte Integration des jeweiligen E-Mail-Kontos des Providers an. Damit lassen sich E-Mails über den integrierten Provider versenden, sodass der E-Mail Empfänger den Eindruck erhält, dass die empfangene E-Mail durch den Provider versendet wurde. Wenn ich z.B. eine E-Mail verfasse, welche in meinem Gmail-Konto MeinName@gmail.com erstellt wurde, kann ich vor dem Versand entscheiden, ob diese E-Mail vom Empfänger als MeinName@gmx.net oder als MeinName@geschaeft.ch empfangen werden soll. Dies ist sehr hilfreich, wenn Sie zwischen privaten und geschäftlichen E-Mails unterscheiden möchten, ohne jedoch einen separaten E-Mail Client verwenden zu müssen.
Das zu integrierende E-Mail-Konto muss dazu POP3 unterstützen und allenfalls aktiviert werden. Es gibt Anbieter (z.B. Swisscom), die einen POP3-Zugriff auf ihre Bluewin-Konten nur erlauben, wenn diese über Swisscom surfen. Via Swisscom-Support können Nutzer diese Einschränkung namens IP-Restriktion für Bluewin-Konten abschalten lassen.
Ein paar weitere Grenzen sind den Sammeldiensten gesetzt: Bei der Gratisversion von GMX dürfen Sie höchstens drei andere Konten einbinden, bei Hotmail vier, bei Google Mail fünf. In der Gratisvariante kann GMX die Mails außerdem höchstens alle 6 Stunden abholen.
E-Mail Übertragungsprotokolle für Post-Eingang und Ausgang
Zur Regelung des E-Mail-Verkehrs stehen verschiedene Übertragungsprotokolle zur Verfügung. Für den Posteingang sind dies POP3 bzw. IMAP und für den Postausgang SMTP. Zur Integration von E-Mail Konten in Gmail werden die Angaben der entsprechenden Providereinstellungen benötigt. Aus diesem Grund möchte ich die Übertragungsprotokolle nachfolgend kurz erläutern.
POP3
Die Verwendung des Übertragungsprotokolls POP3 bewirkt, dass Ihre empfangenen Mails auf den lokalen Computer kopiert und somit gesichert und zugänglich sind. Haben Sie zum Beispiel eine E-Mail-Adresse bei GMX, lädt das Programm die eingehenden Mails herunter und löscht sie auf Wunsch vom GMX-Server. Das POP3-Protokoll beschränkt sich auf das Herunterladen und das Löschen von Nachrichten!
IMAP
Die Verwendung des Übertragungsprotokolls IMAP bewirkt, dass Ihre Nachrichten auf dem Server des E-Mail-Anbieters gespeichert werden. Mit jedem browserbasierten E-Mail-Client verwalten Sie diese online gespeicherten E-Mails. Zur besseren Übersicht lassen sich auch Unterordner anlegen, um Nachrichten besser verwalten zu können. Damit lässt sich von mehreren Computern bzw. mobilen Geräten mit Internetverbindung auf Ihre Nachrichten zugreifen. Wird eine Nachricht auf dem Notebook geändert, manifestiert sich diese Änderung auf allen weiteren mobilen Geräten, sofern diese mit demselben E-Mail-Konto, via Internet verbunden sind.
SMTP und Portnummer
Die Protokolle POP3 und IMAP sind nur für das Abrufen Ihrer E-Mails geeignet. Zum Versenden benötigen Sie das SMTP-Protokoll, die sogenannte Postausgang-Serveradresse. Bei einigen E-Mail-Anbietern ist zum Schutz gegen Spam zusätzlich eine spezielle Portnummer notwendig.
Voraussetzungen
Persönliches Gmail-Konto
Besitzen Sie noch kein Gmail-Konto, können Sie sich kostenlos bei Google registrieren.
Integration bestehender E-Mail Konten im persönlichen Gmail-Konto
Bei der Integration bestehender E-Mail Konten, lassen sich die vorhandenen E-Mails automatisiert in das Gmail-Konto übertragen. Für den Erfolg dieses Importvorgangs ist die Unterstützung des POP3-Protokolls Ihres bestehenden Providers eine Voraussetzung. Eine „Schritt für Schritt“ Anleitung aller notwendigen Einstellungen steht Ihnen kostenlos im Mitgliederbereich von UniqueService unter dem Menü Produkte – kostenfrei zur Verfügung.
Illustration der Einbindung eines POP3-E-Mail Kontos in Gmail
Ich hoffe, Ihnen mit diesem Artikel zeigen zu können, wie komfortabel die Verwaltung mehrerer E-Mail-Konten mit der Verwendung der kostenfreien Google Mail Software sein kann.
Über einen Kommentar zu Ihren persönlichen Erfahrungen würde ich mich bestimmt nicht alleine freuen. In diesem Sinne wünsche ich Ihnen viel Erfolg beim Verwalten Ihrer E-Mails mit Gmail.
Herzlichst
Urs Kobler
